Digitale Transformation der Vertriebs- und Auftragsprozesse

Die Maschinen- und Apparatebau Hagen GmbH (m+a) mit Sitz in Breckerfeld/NRW ist seit über 60 Jahren Spezialist für die Herstellung von Lüftungsrohren und Einzelkomponenten sowie Hallenheizungs- und Lüftungssystemen.

Um das Unternehmen zukunftsorientiert weiterhin optimal am Markt zu positionieren und den Kundenbedürfnissen optimal zu begegnen, hat sich die Geschäftsführung unter Herrn Dipl.-Ing. Franz-Josef Köser und Herrn Dipl.-Ing. Marcus Winkelsträter entschlossen, die betriebsinternen Vertriebs-Prozesse im Zuge der digitalen Transformation neu auszurichten und zu optimieren.

Herausforderungen erkennen, Ziele definieren

In Zusammenarbeit mit der CODIGTRA wurden zunächst die größten Herausforderungen identifiziert. Hierzu zählt die analoge, althergebrachte Informationsdokumentation auf Papier, der Bestelleingang per Faxausdruck, eine fehlende Priorisierung der Aufträge bei Bestellungseingang und der Zeitfaktor der Terminfindung bezüglich der Produktionsfertigstellung.  Ebenso wurde als Optimierungspotential das Handling der Fertigungs- und Handelsaufträge identifiziert, welche noch manuell abgearbeitet werden und dadurch ein hoher interner Zeitaufwand entsteht.

Im Zuge der Lösungsfindung stand von Beginn an immer der Mensch im Mittelpunkt – in Form der Kunden und auch der Mitarbeiter von m+a. Das erklärte Ziel der Digitalen Transformation soll der Weg vom Papier hin zu digitalen Prozessen sein, die von allen Mitarbeitern verstanden und gelebt werden und den Kunden der m+a einen bestmöglichen Service garantieren.

Lösungswege

Um einen Überblick über die tatsächlichen Wünsche und Bedürfnisse der Kunden und Partner zu erhalten, startete die CODIGTRA im Auftrag der m+a im Oktober 2020 eine Kundenzufriedenheitsbefragung mit Fokus auf digitale Aspekte, die an rund 280 Kontakte versandt und ausgewertet wurde.

Auf Basis dieser Erkenntnisse startete die Planung von stringenten digitalisierten Prozessen, welche nicht nur die betriebsinternen Abläufe übersichtlich und schlanker gestalten, sondern auch im Tagesgeschäft signifikante Vorteile hinsichtlich der Automatisierung und Zeitersparnisse ermöglichen werden. Die Darstellung der IST- und SOLL-Prozesse erfolgt zukünftig via Prozesstools und ermöglicht den BPMN 2.0 Standard mit dem langfristigen Ziel, eine höchstmögliche Automatisierung von Prozessen zu erreichen.

Anwendung findet hierbei auch OQC – Das Controlling-Cockpit der OPTIQUM für KPI, um Leistung in bestimmten Unternehmensbereichen besser steuern zu können und jegliche Abweichungen jederzeit und übersichtlich im Blick zu behalten.

Auch die Kommunikationstechnologie wurde situationsbedingt angepasst und eine Umstellung von Dokumententransfers und Kundenkommunikation von bis dato E-Mail oder Vor-Ort besuchen wurde auf Videokonferenztools umgestellt. So ist jederzeit eine optimale Kundenbetreuung sichergestellt.

Seitens der eingesetzten Technologien im Fertigungsauftragshandling wird von manuellen Prozessen auf automatisierte Prozesse mittels ID-Scannern, codierten Fertigungsdokumenten zur Vermeidung von manuellen Falscheingaben sowie automatischem Einlesen direkt in das ERP – System geschwenkt. Der Kunde erhält dadurch keine fehlerhaften manuellen Eingaben mehr und erzielt dadurch Zeiteinsparungen von über 40 Stunden im Monat.

Kunde (wenn möglich) /Branche/Unternehmensgröße/Tätigkeitsfeld

• Maschinen- und Apparatebau Hagen GmbH
• 50 Mitarbeiter
• Luftleitungstechnik/Maschinen- und Anlagenbau